DIIING!

Klokken 9.45 tre dage om ugen lyder klokken i revisionsteamet hos KPMG i Aarhus. Den lille alarm er en påmindelse til alle de medarbejdere, der er på kontoret om, at fokustiden begynder om 15 minutter.

Det betyder, at det er nu, at medarbejderne skal tanke op på kaffe, få snakket færdig i telefonen og klaret toiletbesøg. For når først fokustiden begynder præcis klokken 10.00, skal der være totalt ro på kontoret, og alle skal blive siddende på deres pladser for at undgå forstyrrelser.

Herfra er der så stille og helt arbejdsro i to timer.

Ideen til at indføre en tvungen fokustid tre gange om ugen kom fra Simone Keuer Frandsen, der er assistent manager hos KPMG, og den opstod på baggrund af en frustration.

- Vi bliver forstyrret hver dag, og jeg følte, at jeg skulle bruge mine aftener på at lave tingene færdig. Så jeg kom aldrig rigtigt videre, når jeg stod med nogle opgaver, fortæller hun.

Derfor gik hun til Michael Emanuel Rasmussen, der er partner i KPMG med ideen, som viste sig at passe godt ind i det kultur-arbejde, der allerede var i gang

- 2022 var lidt et kaos-år for os med rigtig mange forstyrrelser. Så i forlængelse af vores arbejde med kulturen, gav det mening at finde ud af, hvordan vi kunne arbejde mere fokuseret, fortæller Michael Emanuel Rasmussen.

Fokustiden blev indført i februar som et forsøg på at give alle medarbejderne et helle til arbejdsro. Det betyder også, at reglerne for fokustid er rimelig stringente, for når næsten 50 medarbejdere skal indføre nye rutiner, skal rammen være helt klar.

- Udfordringerne, med at hver enkelt laver sine egne regler for fokustid, er, at du hurtigt finder undskyldninger for at bryde dem, blandt andet fordi du bliver forstyrret af kollegaer eller kunder. Derfor er det ikke nok, at en enkelt medarbejder indfører fokustid, det bliver nødt til at være en kollektiv beslutning, hvis det skal have effekt, siger Michael Emanuel Rasmussen.

Derfor valgte KPMG med det samme, at fokustiden skulle være en fælles indsats for hele afdelingen - også selvom det potentielt kunne møde noget modstand.

- Der vil altid være en vis indkøring med sådan et forsøg, og vi har da tysset på hinanden i begyndelsen. Men generelt er det blevet taget godt i mod, siger Simone Keuer Frandsen

Michael Emanuel Rasmussen supplerer:

- Det har nok været omstillingen, der har været sværest. Hvis man har været meget ude ved kunderne og møder ind på kontoret en mandag, så skal man lige vænne sig til gearskiftet og stilheden ved fokustiden. Og man skal huske på, at fokustid faktisk er tid til at være tilgængelig for de opgaver, man vil fokusere på den næste halvanden time.

Gearskiftet til lavere gear har været et bevidst mål med fokustiden for at give ro og tid til fordybelse.

- I en verden hvor alt skal gå hurtigt, og hvor særligt de unge generationer har travlt, fordi alt skal være nu nu nu, der mangler man fordybelsen og at blive kvalitetsbevidst. Hvis du bare skøjter henover, så når du mange ting, men du når aldrig i dybden med noget af det, og dermed heller ikke i dybden med at lære.

- Og det skal fokustiden gerne hjælpe med, den bliver et helle, hvor det ikke handler om at blive hurtigt færdig, og hvor der ikke er nogle, der presser på for, at man skynder sig, siger Michael Emanuel Rasmussen.

Det er særlig de unge og mindre erfarne medarbejdere, der har haft gavn af fokustiden, men også for de mere garvede som Michael selv, har det frigivet noget tid.

- Det har givet mig muligheden for at være mere effektiv med min tid, fordi jeg kan nå meget på to timer, når der ikke er nogle forstyrrelser, og det giver i sidste ende noget fritid tilbage, siger han.

Og netop den bedre balance mellem arbejde og fritid er noget, de er bevidste om i det store konsulenthus, hvor man ofte har haft ry for at arbejde solen sort.

- Der er et nyt mindset undervejs i erhvervslivet generelt, hvor mange timer ikke længere er et hit. Det er ikke længere noget, man praler med. Overarbejde var engang et redskab til at nå sine opgaver, men det er det ikke længere, der skal være balance, ellers skal du i stedet kæmpe med stor medarbejderudskiftning.

- Vi skal gøre branchetallene på medarbejderudskiftningen til skamme. Vi har ambitiøse folk, der gerne vil opnå noget, men de har også et andet mindset end tidligere, de vil have en sund balance i hverdagen, og det skal og vil vi matche, siger Michael Emanuel Rasmussen.

Udover den effektive arbejdstid har fokustiden været med til at øge bevidstheden om at være tilstede omkring en opgave, og det har affødt nogle interessante snakke om det at være tilgængelig, og hvad der er vigtigt.

For når der er fokustid, må man ikke tale i telefon, og det fik i begyndelsen flere til at sætte spørgsmålstegn ved, om de ikke skulle besvare vigtige opkald.

- Vi har nok meget haft den tankegang, at hvis der er en kunde, der ringer, så tager man telefonen, da man er bange for ikke at være tilgængelig. Det, du laver i fokustiden, er også virkelig vigtigt, og noget man laver for kunderne. Fokustid handler netop om at være og gøre sig klar til at være tilgængelig.

- Man kan sammenligne det lidt med, om man vil besvare et opkald midt i et kundemøde, det ville man jo ikke. Så kan det nok godt vente to timer, forklarer Michael Emanuel.

Han tilføjer med et smil:

- Hvis dit barn ringer for tredje gang, skal du selvfølgelig besvare det opkald.

I forlængelse af fokustiden har det også været nødvendigt at kommunikere til omverdenen, at der nu bliver arbejdet på en ny måde på etagen, så når kollegaerne fra KPMGs andre afdelinger i Aarhus vil kigge forbi, bliver de mødt af et skilt på døren om, at her er fokustid, og derfor må besøget vente.

Den lille styregruppe omkring initiativet har netop evalueret forsøget med fokustid, og tilbagemeldingerne har være overvejende positive. Faktisk synes to tredjedele af kollegaerne, at det fungerer, og de er klar til at fortsætte.

- I begyndelsen var det måske lidt kunstigt med den totale stilhed fra klokken 10, men her har klokken været en god hjælp til, at folk gør sig klar. Efterhånden som vi har vænnet os til det, kommer det meget naturligt, at vi falder stille og rolig på plads til fokustid, og så bliver der stille, fortæller Simone Keuer Frandsen.

- Vores mål er, at det skal blive en fast del af kulturen med tiden, slutter Michael Emanuel Rasmussen.

Du kan altid finde alle ugens regnskaber fra Aarhus-virksomheder på erhvervslivaarhus.dk

• Underskuddet er faldet i det seneste år hos Solitwork. I det seneste regnskabsår er underskuddet mere end halveret fra -4,3 millioner til -1,7 millioner kroner før skat. Mens der i det foregående år i gennemsnit var 38 fuldtidsmedarbejdere, er tallet i det seneste regnskab steget til i alt 44 ansatte. Bruttofortjeneste er også steget fra 25,5 millioner kroner til 33,2 millioner i regnskabet.
• Energihandelsselskabet MFT Energy har engageret FIH Partners til at finde en køber til virksomheden. - Det er korrekt, at vi undersøger mulighederne for et strategisk salg. Men det er også vigtigt at understrege, at vi stadig er på så tidligt et stadie, at vi ikke ved, om det kan lade sig gøre, siger CEO Torben Nordal Clausen til Børsen.
• Startup Aarhus inviterer til Townhall, hvor de igen samler 500 iværksættere og investorer. Det foregår torsdag 27. april fra klokken 17.00-21.00 i Turbinehallen. Læs mere om eventet og tilmelding her.
• Efter et underskud i 2021 kom der sidste år plus på bundlinjen i hos Oscar Biludlejning. I det seneste regnskabsår er resultatet vokset fra -1,7 millioner til 285.325 kroner før skat. Virksomheden har vendt sit bruttotab til en bruttofortjeneste. Tallet er gået fra -560.003 kroner året før til 2 millioner kroner i 2022.
• Formuepleje siger i næste måned siger farvel til investeringsdirektør Henrik Franck. For flere måneder siden meddelte han bestyrelsesformanden, at han ville drosle ned og begynde at planlægge sin pension. Direktør og partner Frank Reisbøl overtager midlertidig ledelsen af investeringskomitéen, indtil en ny investeringsdirektør er fundet. Det skriver Finans.
• Aarhus Universitet kan nu prale af, at hovedbygningen er kåret til at være blandt de smukkeste af sin slags. Den smukke, gule arkitektoniske perle er nemlig kåret som det femte smukkeste universitet i Europa. Det er britiske The Knowledge Academy, der har stået for kåringen af universiteter, der er smukkest ifølge det gyldne snit. Det skriver Stiften.